Automatiser la saisie des textes

Dans tous les domaines, il existe des mots ou des phrases qui reviennent constamment dans les textes que l’on tape sur son clavier d’ordinateur. Une fonction du logiciel de traitement de texte Word permet d’en automatiser la saisie.

Le logiciel de traitement de texte Word comporte une fonction dite d’insertion automatique qui permet, en saisissant quelques caractères seulement, d’entrer une phrase entière, par exemple une formule de salutations ou de remerciement, des phrases types, etc. Pour utiliser cette fonction, il faut d’abord taper le texte une première fois. Il s’agira ensuite de noircir pour la sélectionner la partie du texte concernée par cette insertion automatique et de taper la combinaison de touche [Alt] + [F3]. Cela ouvre une fenêtre comportant le mot ou le début de la phrase en question. On peut modifier le libellé proposé dans la fenêtre de dialogue en raccourcissant la combinaison de lettres proposée par défaut.

Comment procéder?

Chaque fois que l’on écrira un texte et que l’on désirera appeler ce mot ou cette phrase, il suffira de taper la combinaison de lettres voulues et d’appuyer sur la touche [F3] pour que l’ensemble du texte prédéfini apparaisse. L’usage le plus utile de cette fonction est naturellement l’insertion des formules que l’on met habituellement à la fin d’une lettre. Par exemple, «Recevez, cher Monsieur, l’expression de mes meilleures salutations». Il faut pourtant veiller à choisir une combinaison de caractères bien spécifique de manière à s’en souvenir facilement. Par exemple, dans le cas précité: «Recevm», ou «cm» pour «Cher Monsieur».
On peut toujours revoir les parties de texte que l’on a programmées en allant dans «Outils» sur la barre des tâches de Word et activer la fonction correction automatique. On cliquera ensuite sur l’onglet «Insertion automatique» et fera défiler les entrées jusqu’à ce que l’on tombe sur celle que l’on recherche. On peut y arriver plus vite en tapant les premières lettres de l’abréviation définie (dans la zone de gauche). C’est dans cette fenêtre que l'on peut aussi modifier ou entrer directement les phrases et combinaisons de touches que l’on désire préprogrammer.

Le texte voulu vous précède
Si vous n’avez pas défini de combinaison de touches, mais entré uniquement la phrase dont vous désirez automatiser la frappe, quand vous commencerez à la saisir, vous la verrez apparaître automatiquement en dessus de la ligne où vous travaillez. Si c’est la bonne, il ne vous reste plus qu’à appuyer sur [F3] ou sur [Enter] pour confirmer que c’est bien le texte que vous entendez introduire dans le document. Cette manière de procéder présente l’avantage que vous n’avez pas à vous souvenir des multiples combinaisons de touches que vous auriez préprogrammées en suivant la première méthode.
A noter que l’on peut naturellement programmer de cette manière des parties de phrases dans une autre langue.

Utilisez les raccourcis clavier

Plutôt que de crisper son poignet et se fatiguer les yeux à vouloir amener le curseur de sa souris sur la ligne précise du menu de la barre des tâches désirée, on aurait avantage à utiliser les raccourcis clavier.

Vous les avez assurément déjà remarqués: on les trouve sur la droite du libellé des fonctions des menus déroulants. Rares pourtant sont ceux qui les utilisent régulièrement alors qu’ils sont extrêmement pratiques. Vous l’avez probablement deviné, il s’agit des raccourcis clavier. En ayant recours à quelques combinaisons de touches faciles à retenir, on aura moins à se crisper sur la souris, ce qui soulagera efficacement la musculature de la main et du bras droit. Avec un peu de pratique, les contractures dont on souffre depuis longtemps peuvent disparaître comme par enchantement.

Copier, couper, coller
Les premiers raccourcis clavier que l’on découvre généralement, parce qu’ils correspondent aux fonctions les plus usitées quand on travaille devant l’écran d’un ordinateur, ce sont celles qui permettent de copier, couper et coller une partie des données contenues dans un document.
Ainsi, pour copier ce que l’on a sélectionné dans la mémoire temporaire de l’ordinateur, il suffit d’appuyer sur [Ctrl] + [C], pour couper, sur [Ctrl] + [X], et pour coller ce que l’on vient de copier ou couper, sur [Ctrl] + [V]. Il est très aisé de se souvenir de ces trois fonctions puisque les trois touches C, X et V se trouvent les unes à côté des autres.

Sélectionner en toute décontraction
Dans Word, si l’on désire copier, couper ou modifier les paramètres de style (police, taille, alignement, couleur, interligne, etc.) d’une partie seulement d’un texte, l’opération de sélection peut se révéler parfois fastidieuse, car elle nécessite de dérouler le texte à l’écran en maintenant le doigt sur le bouton gauche de la souris. Ainsi, il peut arriver que l’on relâche trop tôt la pression, ce qui oblige à tout recommencer.
Une autre manière consiste à positionner le curseur au début de la partie à sélectionner, d’appuyer sur la touche majuscule [↑] en la maintenant enfoncée, d’aller à la fin de la partie à sélectionner et de presser à nouveau sur le bouton gauche de la souris. Et si l’on désire sélectionner la totalité du texte, il suffit de presser sur [Ctrl] + [A].

Sauvegardez régulièrement vos modifications
Il se peut que l’on perde tout le travail minutieusement saisi par manque de discipline. Celle-ci consiste à enregistrer régulièrement le document au fur et à mesure de sa progression. Il suffit parfois d’un téléphone ou de la question d’un collègue pour qu’une manipulation effectuée par inadvertance nous oblige à tout recommencer.
On rechigne parfois aussi à enregistrer un document après une modification parce que cela exige de se concentrer sur le curseur de sa souris et de bien viser la fonction «Enregistrer» du menu. Oubliez tout ça: il suffit d’utiliser le raccourci de touches [Ctrl + [S]. Pour s’en rappeler, il suffit de penser à la première lettre de sauvegarder («save» en anglais, ou «speichern» en allemand). Il existe encore une foison d’autres raccourcis clavier.

Les additions dans des tableaux Word

La fonction standard [SUM(ABOVE)] permet d'effectuer des additions de chiffres. Elle présente pourtant une particularité. Si, dans la colonne en question, elle trouve une cellule vide (ou contenant des caractères alphabétiques), elle interrompt sa fonction d'addition. Pour qu'elle poursuive le calcul dans toute la colonne, il faut que les cellules comportent toutes un chiffre. Plutôt que de laisser une cellule vide, il faut y entrer un zéro («0»). Cela semble assez logique car il faut que la fonction de calcul sache où commencer et où s'arrêter de calculer.

Définissez les balises du calcul
Une autre solution consiste à modifier la formule en ne mettant pas «ABOVE» entre les parenthèses suivant la fonction SUM. On indiquera les coordonnées de la cellule avec laquelle on veut commencer (par exemple B2) et celle sur laquelle on veut l'achever (par exemple B6). Il faut encore séparer ces deux balises par un double point (:).
Cette fois, la fonction de calcul saura parfaitement où elle doit commencer son addition et où elle doit la terminer. On peut alors laisser vides des cellules intermédiaires, quel que soit l'endroit où elles se trouvent dans la colonne sur laquelle on effectue l'addition.

Pas de correction automatique du résultat
Pour être plus complet, mentionnons que les résultats des tableaux ne se corrigeront pas automatiquement quand on introduira des zéros dans les cellules vides; le résultat ne se corrigera pas de manière dynamique.
Il faudra pour cela cliquer une nouvelle fois sur la fonction «Formule» du menu déroulant de l'onglet «Tableau» de la barre des menus, puis cliquer sur OK sans rien modifier d'autre. Alors, le bon résultat apparaîtra dans la cellule du résultat.

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Voici quelques semaines, j'ai reçu un téléphone affolé d'un copain. «Gaffe-toi» me dit-il, «une amie vient de m'appeler: elle a reçu un message lui annonçant que son ordinateur avait été infecté par un virus et qu'il fallait d'urgence supprimer le fichier Sulfnbk.exe du dossier «Windows» de son PC. Paniquée, la pauvre dame s'était empressée d'effacer ce fichier. Résultat: son ordinateur ne fonctionnait plus.

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