Comment classer et filtrer les messages entrants

Avec la majorité des programmes de messagerie, on peut appliquer des règles qui dirigent automatiquement certains messages reçus dans un dossier spécifique. On obtient ainsi un tri automatique des missives, ce qui permet de concentrer son attention sur d'autres activités.

Prenons l'exemple du programme Outlook de Microsoft. On peut tout d'abord marquer les messages entrants qui nous importunent (messages non sollicités ou spamm) dans un dossier de messages indésirables. Il suffit d'aller dans la barre des tâches sous «Actions» et de définir le message en question comme «Courrier indésirable». A chaque fois que cette personne se manifestera, son message partira automatiquement dans ce dossier que l'on prendra la peine de vider de temps à autre.

Une autre option consiste à définir des règles de messagerie. Celles-ci canaliseront les missives dans des dossiers créés à cette fin. Toujours dans Outlook, il suffit de cliquer sur l'onglet «Outils» de la barre des tâches et d'activer l'Assistant de Gestion des messages. On peut alors décider de déplacer les nouveaux messages d'une personne en particulier. L'assistant nous propose toute une panoplie de conditions et de règles à appliquer.

Au chapitre des conditions, on peut citer «De personnes ou listes de distribution», ce qui permet d'aller pêcher une adresse e-mail que l'on a enregistrée préalablement dans son carnet d'adresses. De la même manière, on peut déplacer les messages en fonction du contenu, supprimer des messages, assigner des catégories aux messages envoyés ou en fonction du contenu, etc.

Bref, l'éventail d'automatismes dans la réception des messages est très large et il suffit de consacrer quelques minutes à cette opération pour en gagner de nombreuses après coup.

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