Pour automatiser la frappe de certaines expressions utilisées fréquemment

Quand on tape un texte, on peut remplacer systématiquement certaines expressions par des abréviations. Il suffit pour cela de les définir préalablement. Ainsi, il n'y aura plus qu'à frapper cette dernière pour que le mot ou l'expression en entier apparaisse systématiquement.

En utilisant le logiciel de traitement de texte Word, sa fonction de correction s'avère fort utile. En plus de l'utiliser uniquement pour des corrections d'expression que l'on tape systématiquement de manière erronnée, on peut l'employer pour automatiser la frappe de certains mots fréquemment usités. Il suffit pour cela de choisir, en utilisant l'onglet «Outils» de Word, la fonction «Correction automatique». En indiquant par exemple «saluta_m» dans la colonne de gauche et «Veuillez agréer, Monsieur, mes respectueuses salutations», vous n'aurez plus à écrire cette ligne à la fin de vos lettres, la formule pouvant naturellement se décliner à volonté. Il est possible aussi d'utiliser cette même fonction pour automatiser la saisie de termes utilisés couramment comme, en outre, le nom de l'entreprise pour laquelle on travaille.

Il faudra pourtant veiller à choisir une abréviation ne risquant pas d'apparaître telle quelle dans les lettres. Il s'agira ainsi d'introduire des caractères peu utilisés dans les abréviations tels que l'espace souligné(_). Ainsi, pour automatiser la saisie de «Madame», on choisira de préférence «Mme_» plutôt que simplement «Mme», sinon on risque de voir se transformer «Mme» systématiquement en Madame, même si l'on souhaite voir apparaître l'abréviation dans sa lettre.

Une astuce mémnotechnique peut être de toujours finir l'abréviation par le caractère souligné. Quoi qu'il en soit, on pourra modifier en tout temps les abréviations répertoriées en les remplaçant par de nouvelles plus pertinentes.

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